浅谈会务工作

院办公室    杨  梅

会议，是党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一和日常工作的一种重要方式。医院、部门、科室如何出色的完成会务工作呢？

一、会务流程知识。

一项会务工作的进行可总结归纳为以下三个大步骤。

（一）启动会务工作：

1、确切的掌握会议的目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程； 2、进行会务工作分工，明确各单项工作负责人及工作纪律。

（二）会议前期：

1、工作内容包括：

（1）会议的排期制定；（2）确定会议主题；（3）会议预算；（4）会议规模；（5）会场勘察“踩点”；（6）预定。  

2、会议前期准备细节要求：

（1）与会场管理者详细沟通会议细节及会议所需物料准备，包括：（座位摆放、音响、麦克、茶水、纸笔、车位、住宿、餐饮、签到表、会议标题等详细细节）；若仅为在单位内部会场召开的部门小型会议，仅需与会场管理者沟通会场内部布置即可。（2）若为医学年会等大型会议，则需到酒店管理部门商榷会议具体安排，合同确认并预付定金。    

3、会前准备：

（1）会议所需物料清点。（2）会议会场人员分工安排。（3）会场负责人一定要把控全局，从最高点俯视整体会场。 座位的排放是否达到想要的效果，是否需要微调，督促会场工作人员布置进行；会务工作总负责人一定要会前巡查会场一次。（4）音响麦克的调试定位，多方面搜索会议过程中可能出现的意想不到的麻烦。

（三）会中把控：

1、在会议会场一定要合理安排能够随机应变的工作人员，能够及时协调或处置会议进行过程中可能出现的各种意外状况。

2、通知会场中所需的技术工作人员必须全程在岗，并将电话调至震动，保持通讯通畅，以便随时处置各种意外状况。

3、会务总负责人必须保持全程关注会议进展情况，掌握所有会务人员通讯信息，以便及时协调统筹会议进展。

（四）会后：清理会议场地，包括各项设备的保养归还，资料的回收归档及销毁，并组织会务工作小组召开总结会议对本次会务工作进行总结。

二、经验总结。

（一）注重工作人员间、部门与部门间的协调沟通。

俗话说，孤木不成林。现代社会的任何一件事，单靠一个人或一个部门是无法完成的。会议会务更是一件非常繁琐而又细致的工作，是靠多个部门和众多的的工作人员相互密切团结协作才能完成。故做好人与人、部门与部门间的沟通是顺利开展一切工作的大前提。  

（二）细节决定成败。

会务工作中，每个细节都认真完成，串联起来才是一场成功的会议。但凡任何一个细节出现问题，必将造成这场会议永远无法挽回的遗憾。

会务工作过程中，会有很多潜藏的因素即将影响会议推进的质量。侥幸心理造成的不良后果最为突出。

曾有一个案例，在一次会务工作中会场人员准备了10支麦克风，为保障使用通畅，都换成新的，而在调试过程中，工作人员心存侥幸，认为新换的设备，应该用不着100%的调试，就抽样调试了5个，结果在会议进程中，未进行调试中的一个麦克风不能使用，刚好被一个重要领导发言时使用。

可想而知，整个会务工程的辛苦付出全然被一个由心存侥幸而未被发现的小问题否决了。由此可见，在会务工作中，细节也决定会议的成败。

（三）态度决定高度。

意识支配态度，态度决定高度。会务工作形如一台演出的台前幕后，人们看到的只会是台上局限的精彩瞬间，鲜少有人理解关注会务工作人员在会前会后及整个会议过程中所倾注的辛勤汗水。

所以，在会务工作中，会务工作人员是需要强大的精神力量支撑的，这份力量来源于正确认识会务工作的重要性。这一认识，将提升其使命感和责任感，增强其工作的积极性和主动性，进而促成工作任务的顺利完成。